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Billing & Revenue Management – Das A bis Z des BRM

Von Softwarebranche bis zum Gesundheitswesen: BRM lässt sich in jeder Branche zur Umsatzmaximierung einsetzen.

Die Abkürzung BRM steht für Billing and Revenue Management. Damit werden alle Prozesse beschrieben, die Einnahmen generieren: Abrechnung, Fakturierung und Rechnungsstellung bis hin zur Umsatzverfolgung mit fortschrittlichen Analysen und Kundenverfolgung.

Dieser Begriff wird unter anderem in der Softwarebranche verwendet. Hier bezeichnet er das Billing und Revenue Management System oder die BRM-Plattform. Dahinter steckt eine intelligente Abrechnungssoftware, die zur Vereinfachung der Abrechnung, Rechnungsstellung und Zahlungen verwendet wird. Letztlich sorgt diese für eine Umsatzmaximierung.

Wichtige Begriffe:

  • Charging legt fest, wie viel einem Kunden für die Nutzung des Dienstes und für wiederkehrende Gebühren berechnet werden soll.
  • Billing stellt die Saldoauswirkungen in einer Rechnung zusammen, normalerweise jeden Monat.
  • Payment Processing fordert eine Zahlung vom Kunden an.
  • Customer Management erstellt Teilnehmerkonten und verwaltet deren Status.

Zusammengefasst:

Billing und Revenue Management (BRM) ist ein Gebühren-, Abrechnungs- und Umsatzmanagementsystem.

Zu den verschiedenen Funktionen von BRM zählen folgende Punkte:

  • Abrechnung (charging)
  • Rechnungsstellung/Fakturierung
  • Saldo-Verwaltung
  • Kundenverwaltung
  • Business Intelligence

Welche Branchen sprechen von Billing & Revenue Management?

Es wird häufig von Billing und Revenue Management im Zusammenhang mit subscription-based Billing, usage-based Billing und anderen Billing-Varianten gesprochen.

Wie oben erwähnt, verwendet die Softwarebranche diesen Begriff. Doch auch in anderen Branchen, wie der Telekommunikationsbranche, Energie- und Versorgungswirtschaft, den Finanzdienstleistungen, der Medien- und Unterhaltungsbranche, dem Gesundheitswesen und dem Bildungswesen.

Fest steht, Billing und Revenue Management Systeme sind für jede Branche geeignet. Denn sie unterstützen verschiedene Geschäftsmodelle wie B2C, B2B oder B2B2X.

Was bedeutet Charging in Verbindung mit BRM?

Die Abrechnungsfunktion (charging) bestimmt den Betrag, der dem Kunden für jedes Abrechnungsereignis in Rechnung gestellt wird.

Ein Beispiel für Charging: Ein Kunde führt eine Aktion durch, die ein Ereignis auslöst. In der Branche der Telekommunikation kann diese Aktion beispielsweise ein Telefonanruf sein, der dem Kunden dann in Rechnung gestellt wird.

Spricht man von Online Charging, dann löst ein Ereignis eine Nutzungsanfrage aus. In diesem Fall kann das System in Echtzeit die Kontostandsdaten des Kunden prüfen. Daraufhin erlaubt oder verbietet es das Ereignis. Das System kann beispielsweise einen Anruf sperren, wenn der Kunde sein Guthaben bei einem Prepaid-Mobilfunktarif überschreitet. Zudem ist die Abrechnungssoftware (Billing Software) in der Lage, das Ereignis zu erfassen und zu messen (Dauer, verbrauchte Menge, …). Anhand dieser Messung und des Produktangebots des Kunden (Preisplan) berechnet das System anschließend, wie viel es dem Kunden berechnen muss. Die Produktangebote können Usage Charges, Recurring oder Subscription Charges (Abonnements) oder beides umfassen. Zum Schluss wird die Gebühr dem Kontostand des Kunden hinzugefügt.

Die Komplexität vieler Produktangebote führt zu vielen Herausforderungen im Abrechnungsverfahren. Daher ist es ein großer Vorteil, wenn Billing und Revenue Management so weit wie möglich automatisiert werden können.

Fakturierungsfunktion in Billing und Revenue Management

Beim Billing werden alle Kosten im Saldo eines Kunden gesammelt und in einer Rechnung zusammengefasst. Dieser Prozess erfolgt dann in sogenannten Abrechnungszyklen (Billing Cycles). Entweder täglich, monatlich, jährlich oder wenn der Saldo des Kunden einen bestimmten Betrag erreicht.

Dann erfolgt die Rechnungsstellung. Vielen auch bekannt unter dem Begriff Payment Request. Hierbei wird der fällige Betrag dem Kunden automatisch als Zahlungsaufforderung zugesandt. Sie kann in Form einer gedruckten Rechnung oder einer elektronischen Rechnung per E-Mail an den Kunden oder als Anfrage an das Kreditinstitut des Kunden gesendet werden. Mit einem BRM-System ist auch ein automatischer Zahlungseinzug möglich, oder auch die Vorbereitung von Dokumenten für Banken zur Bearbeitung von Sofortzahlungen.

Konvergentes Charging und Billing

Die Kenntnis und die Anwendung von konvergentem Charging und Billing im BRM ist unerlässlich. Es beschreibt die Konsolidierung aller Gebühren in einer einzigen Kundenrechnung. Mit dieser Abrechnungsmethode wird es Unternehmen ermöglicht, dem Kunden einen Mix aus verschiedenen Diensten gemeinsam in Rechnung zu stellen.

Auf dem Bild ist sind Menschen in einem Büro arbeitend abgebildet. Eine Person arbeitet an einem Laptop und eine andere hält einen Tablet in der Hand. Beide Geräte zeigen verschiedene Diagramme und Abbildungen.
Billing und Revenue Management ist ein Gebühren-, Abrechnungs- und Umsatzmanagementsystem.

Balance Management für BRM

Unter dem Begriff Kundensaldo wir der Betrag zusammengefasst, den der Kunde schuldet oder der ihm gutgeschrieben wird. Auf dem Kundenkonto werden dann alle Gebühren gesammelt und können anschließend in einer Rechnung zusammengefasst werden. Nachdem das Unternehmen die Zahlungsaufforderung an seinen Kunden versandt hat, erfolgt in der Regel die Zahlung des Kunden. Geht diese ein, so ändert sich der Saldobetrag und wird in einem neuen Saldo angezeigt.

Oftmals verfügt ein Kundenkonto über eine oder mehrere Saldengruppen, die das Vermögen des Kunden erfassen. Eine solche Saldengruppe kann einen Saldo beispielsweise in einer Währung wie Dollar oder Euro erfassen. Es ist aber auch möglich, einen Saldo etwa in einer Nichtwährung wie Gesprächsminuten oder Datentransfer festzuhalten.

Auf einem Kundenkonto kann ein Unternehmen auch verschiedene Aktionen zur Verwaltung des Guthabens durchführen. Damit ist gemeint, dass beispielsweise Anpassungen vorgenommen werden können, wenn eine Zeit lang kein Dienst verfügbar war. Anpassungen werden auch nötig, wenn es Streitfälle gibt oder Abschreibungen erstellt werden müssen. Diese Vorgänge führen nicht zu einer Rückerstattung des Geldes, sondern zu einer Änderung des Kontostands. Lediglich bei einer Erstattung erhält der Kunde sein Geld direkt zurück.

Customer Management im BRM

Ein Unternehmen legt für jeden Kunden ein Konto an. Dort werden wichtige Informationen wie Namen und die Kontaktdaten des Kunden, seinen Servicestatus (aktiv, inaktiv, …), seine Gebührenangebote, den Kundensaldo, die Zahlungsmodalitäten (Rechnung, Kreditkarte, …) und so weiter festgehalten. Für das Customer Management sind diese Informationen sehr wichtig. Je mehr Wissen zu einem Kunden vorliegt, desto besser kann dieser Kunde gemanagt werden.

Business Intelligence

Beim Revenue Management ist die Analyse mit verschiedenen Berichten einer der wichtigsten Teile. Dies wird in Fachkreisen Business Intelligence genannt. Mit den analysierten Daten können Unternehmen fundierte, datengestützte Geschäftsentscheidungen treffen.

Häufige Berichte vom Revenue Management:

  • Hauptbuchberichte (G/L) zur Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben.
  • Steuerberechnung, um einen Überblick über die steuerlichen Auswirkungen auf Produktangebote zu erhalten.
  • Forderungsmanagement oder Inkasso zur Identifizierung von Konten mit überfälligen Salden und zur Feststellung, ob Maßnahmen erforderlich sind.
  • Weitere Berichte können angepasst und jederzeit im BRM-System abgerufen werden.

Für das Billing und Revenue Management greifen Unternehmen auf intelligente, cloudbasierte Software zurück, um damit die automatisierte Rechnungsstellung zu beauftragen und so die Nachverfolgung und Verwaltung der Einnahmen sicherzustellen. Außerdem können sie Produktangebote effizient kalkulieren, Abrechnungen und Fakturierungen durchführen und die Einnahmen verfolgen. Eine richtig eingesetzte Software verbessert und optimiert also die Abläufe innerhalb des Unternehmens. So können gegebenenfalls der Personalbedarf reduziert, Fehler beseitigt und die Kundenzufriedenheit erhöht werden.

Die nächste Stufe heißt BRIM

Das Billing and Revenue Innovation Management (BRIM) ist eine modulare Abrechnungslösung, die vor allem für Unternehmen mit umfangreichen Abrechnungsprozessen ein wichtiges Mittel darstellt, um komplexe Abrechnungs- und Fakturierungsprozesse zu vereinfachen.


Anmerkung der Redaktion:

Aus Gründen der Lesbarkeit wurde bei Personenbezeichnungen im Text die männliche Form gewählt, nichtsdestoweniger beziehen sich die Angaben auf Angehörige beider Geschlechter.

 

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Stephanie Timm
Stephanie Timm

Seit rund 3 Jahren Redakteurin und Content Creator bei nexnet GmbH. Geschult in den Themen Billing, Payment und Finanzmanagement recherchiert und verfasst sie Texte, die dem Leser nicht nur die spannende Welt von Billing, Debitorenmanagement, Payment Clearing und Co. näherbringen, sondern sie berichtet auch über Änderungen zu den Regularien in diesen Bereichen.