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Reconciliation im B2B-Geschäft: Wie fit ist deine Buchhaltung wirklich?

Schon mal etwas von Reconciliation gehört? Der immens wichtige Finanzprozess ist für jedes Unternehmen ein Muss, damit die Buchhaltung korrekt und genau geführt wird. Eine Automatisierung hilft dabei.

t3n 02.11.2022, 13:30 Uhr • 3 Min. Lesezeit 

Schon mal etwas von Reconciliation gehört? Der immens wichtige Finanzprozess ist für jedes Unternehmen ein Muss, damit die Buchhaltung korrekt und genau geführt wird. Eine Automatisierung hilft dabei.

Was versteht man genau unter Reconciliation?

Bei der Reconciliation (zu Deutsch: Abgleich) werden die internen Finanzunterlagen eines Unternehmens mit den monatlichen Auszügen aus externen Quellen verglichen. Oft spricht man in diesem Zusammenhang auch von der Kontenabstimmung. Die externen Daten werden der Buchhaltung dabei sowohl von anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens als auch von dritten Parteien außerhalb des Unternehmens zugetragen. Externe Quelle können zum Beispiel die Bank, Kreditkartenunternehmen oder ein PSP (Payment Service Provider) sein – als Händler können aber auch deine Kunden oder Lieferanten darunterfallen.

Warum ist der Prozess so wichtig?

Die Kontenabstimmung ist eine wichtige Aufgabe in der Buchhaltung, da hier geprüft wird, ob die Salden in den Büchern auch den tatsächlichen Salden entsprechen – sodass Ungereimtheiten schnell aufgedeckt werden können. Denn stimmen die tatsächlichen Salden nicht mit denen in der Buchhaltung überein, haben diese Daten keine wirkliche Aussagekraft über die finanzielle Situation, die in deinem Unternehmen herrscht.

Weitreichende Folgen

Bist du zum Beispiel als Händler aktiv, so empfiehlt sich ein detaillierter Überblick über deine Gelder – du musst sie jederzeit deinen Käufern und ihren Käufen zuordnen können. Denn nur so können Folgeprozesse wie Warenlieferungen oder zum Beispiel das Durchführen eines Mahnstopps reibungslos ablaufen – einer von vielen Gründen, warum ein Abgleich so wichtig für dich sein sollte. Geht hierbei aber etwas schief und deine Daten stellen sich im Nachhinein als fehlerhaft heraus, können sich Kundenbeschwerden häufen und die Kundenzufriedenheit leidet. Ein unsauberer Abgleich schadet der Customer-Care enorm, denn diese muss sich mit den Auswirkungen von möglichen negativen Kundenanfragen beschäftigen, die bei einem fehlerhaften Prozess entstehen können. Eine steigende Marge und mehr Effizienz, die dein eigentliches Ziel sein sollten, kannst du auf diese Weise vergessen.

Du merkst also, dass der Abgleich weitreichende Auswirkungen auf dein Business haben kann. Stimmen deine gebuchten Einkünfte auch tatsächlich mit den Rechnungsbeträgen überein? Nicht oder nur unvollständig bezahlte Rechnungen fallen nur dann wirklich auf, wenn die Kontenabstimmung genau durchgeführt wird. Spätestens zum Jahresabschluss zeigt sich dann das ganze Ausmaß: Unternehmen stehen laut dem Gesetzesgeber in der Pflicht, einen korrekten Jahresabschluss zu erstellen. Die Kontenabstimmung ist keine schnelle Tätigkeit für nebenbei, die du auf die leichte Schulter nehmen solltest, denn sie ist Voraussetzung für ein stimmiges Jahresendergebnis.

Was gilt es zu beachten?

Die manuelle Abstimmung von Konten kann mitunter sehr kompliziert und zeitintensiv sein. Denn um einen vollständigen Überblick zu bekommen, muss jeder Buchungssatz und jede Banktransaktion einzeln betrachtet und verglichen werden. Durch eine Automatisierung dieses Vorgangs kannst du nicht nur enorm viel Zeit sparen, sondern gleichzeitig sicherstellen, dass Soll und Haben in der Buchführung die richtigen Werte enthalten.

Gleichzeitig kannst du an dieser Stelle auch deine Personalressourcen schonen. Eine vollautomatisierte Lösung nimmt dir und deinem Team nicht nur Arbeitslast ab, sondern ermöglicht es dir auch, die Reconciliation öfter durchzuführen, als würdest du diese manuell vornehmen. Du hast also stets eine klare Übersicht über deine Buchhaltung, die gleichzeitig an Qualität gewinnt.

Das Bild zeigt eine junge Frau in einem Büro. Sie sitzt an einem Schreibtisch und schaut auf einen Bildschirm, während sie etwas aufschreibt. Sie trägt eine Brille.
Der Abgleich ist für viele Geschäftsfelder in deinem Unternehmen relevant. (Foto: Shutterstock/BullRun)

Viele Lösungen, aber welche passt zu dir?

Du willst deine Buchhaltung endlich auf ein neues Level heben? Dann solltest du mal einen Blick auf nexnet werfen. nexnet bietet dir einen umfassenden Allround-Service in Sachen Buchhaltung und Finanzen – und das schon seit über 20 Jahren. Wichtig dabei: Das Unternehmen agiert stets DSGVO-konform und legt Wert auf höchste IT-Sicherheit.

Support bei der Reconciliation

Unter anderem findest du mit dem Payment Clearing von nexnet genau die richtige Lösung, wenn du deine Finanztransaktionen effizient, sicher und bequem überwachen willst – was vor allem für den Kontenabgleichung eine enorme Hilfe ist. Du kannst dich dabei auf die Übersicht über alle Geldbewegungen, deren Vollständigkeit, Fälligkeit und Korrektheit verlassen. Beim Payment Clearing werden sämtliche Finanztransaktionen mit den Umsatzdaten aus deinem Onlineshop, Marketplaces oder Offline-Vertriebskanälen abgeglichen – und das vollkommen automatisiert.

Schon gewusst? Beim Transaktionsmanagement supportet dich nexnet auch bei internationalen Transaktionen: Die komplette Überwachung all deiner relevanten Zahlungstransaktionen ist garantiert – vom Kauf im Shop bis zum Geldeingang auf deinem Bankkonto, für jeden Kaufvorgang und für jeden Käufer.

Sämtliche Geschäftsvorfälle können zudem in einer massentauglichen Debitorenbuchhaltung erfasst werden. Auf Wunsch kannst du diese Services zum Beispiel auch mit diversen Reportings und anderen modularen Dienstleistungen kombinieren.

Probiere das Ganze am besten selbst aus und profitiere von einer individuellen Prozesslösung – zusammen mit nexnet.

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Stephanie Timm
Stephanie Timm

Seit rund 3 Jahren Redakteurin und Content Creator bei nexnet GmbH. Geschult in den Themen Billing, Payment und Finanzmanagement recherchiert und verfasst sie Texte, die dem Leser nicht nur die spannende Welt von Billing, Debitorenmanagement, Payment Clearing und Co. näherbringen, sondern sie berichtet auch über Änderungen zu den Regularien in diesen Bereichen.